El despacho profesional, la transformación digital de Europroma
Hablar de transformación digital en los despachos profesionales tiene una doble connotación. Por una parte da la sensación de que ya lo sabemos todo, de que ya estamos inmersos en una nueva era tecnológica que remueve prácticamente todas las bases de la comunicación y de las relaciones entre las personas y entre las empresas. Y por otra, a poco que profundicemos, nos damos cuenta de que todo este marco de conocimiento teórico se encuentra muy distante de una realidad tangible que esté provocando cambios sustanciales en el día a día del mundo de las empresas.
Hay mucho por hacer, y la pregunta no es si hacerlo o no hacerlo, sino cuándo hacerlo.
Hay sectores empresariales que han avanzado mucho en este concepto de modernización y adecuación a nuevos cánones, aspectos que están determinando entre otras muchas cosas el nivel de competitividad de las empresas y su presencia real en los mercados. Y también hay otros en los que esta transformación discurre a un ritmo mucho más pausado.
En este artículo queremos centrarnos en el sector de los Despachos Profesionales dedicados al asesoramiento fiscal, laboral y contable, que es una de las áreas de especialización de Europroma, siempre de la mano de Wolters Kluwer y de sus soluciones a3.
El despacho profesional en la transformación digital
El despacho profesional es uno de esos sectores en los que la tecnología ha venido para quedarse; siempre ha sido así desde hace ahora más de 30 años. La aparición de los primeros ordenadores personales (PC’s) en la década de los años 80 comenzó a marcar diferencias, pero fue en la de los 90, con la consolidación de los fabricantes de software especializado, cuando se produjo la ruptura con el anterior modelo de trabajo. Hoy día es impensable que un despacho profesional no cuente con recursos tecnológicos a nivel de software para llevar a cabo todos sus procesos de gestión.
Ahora, en estos tiempos que corren, nos encontramos en un nuevo periodo de transición que va a romper muchos de los cánones establecidos hasta el momento y que trae no sólo un nuevo modelo tecnológico, sino un nuevo modelo de negocio para los despachos profesionales.
En Europroma conocemos muy bien este sector tras más de veinte años implantando soluciones globales en él, como ya ha quedado dicho, de la mano de Wolters Kluwer. Y en base a esta larga e intensa experiencia, y al conocimiento profundo de todos los recursos tecnológicos disponibles, estamos en disposición de trazar las líneas maestras de esta transformación de la que venimos hablando en este artículo.
Aspectos clave en el despacho profesional
El despacho profesional del 2020 ha de ir incorporando a sus bases tecnológicas y funcionales los siguientes conceptos:
- Disponibilidad globalizada de la información mediante el uso de plataformas Cloud.
- Empleo de herramientas y recursos tecnológicos que permiten un alto rendimiento en las tareas realizadas.
- Creación de entornos y contextos colaborativos con sus clientes.
- Nuevas propuestas de servicios.
Estos conceptos están íntimamente relacionados entre ellos, se apoyan y refuerzan recíprocamente. Por ejemplo, si el despacho profesional dota a determinados clientes suyos de aplicaciones informáticas de gestión “en la nube” (accesibles desde PC’s o desde Smartphones) está construyendo un entorno colaborativo con ellos, ya que despacho y cliente están compartiendo información; se trata de un mismo entorno de trabajo, con diferentes permisos y niveles de acceso.
Siguiendo con este ejemplo que por una parte aporta valor a su cliente, por otra hace lo propio con el despacho profesional: abastece de información a sus aplicaciones específicas para poder desarrollar con la máxima eficiencia y el mínimo coste la tarea de gestionar las obligaciones formales de su cliente y cubrir las exigencias legales. Es un modelo de transformación digital de alto rendimiento con claros beneficios para las partes implicadas.
Más ejemplos de nuevos modelos tecnológicos para despacho profesional.
Pensemos en la gran cantidad de documentación que se maneja en un despacho profesional, mayoritariamente de sus clientes. La solución a la que actualmente recurren casi todos los despachos es el almacenamiento de estos documentos digitalizados en carpetas de un disco compartido. Buena solución, pero muy limitada.
Imaginemos una herramienta que automatice todos los canales de entrada de documentos al archivo. Imaginemos que cada vez que se incorpora un documento al archivo se le dota de potentes criterios para su futura localización. E imaginemos que el archivo se ubica en una plataforma Cloud.
Sólo queda que el despacho professional informe a sus clientes de que por medio de una aplicación Cloud y unas credenciales de acceso tienen siempre disponibles todos sus documentos, tanto los que el despacho custodia como los que va generando por medio de su actividad. Y que además puede subir (y compartir) documentos a ese gestor documental cuando lo necesite. Y aún hay más: si descarga una App en su Smartphone tendrá acceso a todo su archivo de documentos esté donde esté.
Una realidad, la transformación digital
Gestionar las notificaciones electrónicas de manera colaborativa desde un portal web, automatizar la contabilización de los extractos bancarios, digitalizar y contabilizar de modo automatizado facturas en papel, reducir a dos clics de ratón la presentación de impuestos junto con la subida de los documentos oficiales al archivo Cloud son sólo algunos ejemplos más de que la transformación digital en los despachos profesionales es ya hoy una realidad.
LDespacho profesional. La transformación digital, de la teoría a la práctica
Otra cosa diferente es que esta realidad llegue a formar parte del día a día de los despachos profesionales. Este es el verdadero reto. Reducir costes aumentando la productividad, ofrecer nuevas propuestas de valor a sus clientes, implantar nuevas líneas de negocio (nuevos servicios) e ir más allá del modelo clásico de llevanza de libros, presentación de impuestos y cumplimiento de obligaciones formales, hasta llegar a un asesoramiento estratégico a las empresas, son requisitos que poco a poco irán caracterizando al despacho profesional en esta nueva era de la transformación digital.
En Europroma nos sentimos seriamente comprometidos con este importante sector empresarial y contamos con una oferta de servicios que permite que el despacho profesional integre en sus esquemas de funcionamiento toda la tecnología que Wolters Kluwer proporciona con sus soluciones. Y esto es sólo el principio.
Estamos convencidos de que el año 2020 va a ser un año de transformación, y queremos estar muy presentes para que nuestros clientes cuenten con nosotros, no sólo como proveedores de soluciones, sino como socios tecnológicos.